W wielu firmach i urzędach praca zdalna jest możliwa dzięki pracownikom, którzy obsługują dokumenty i inne sprawy w biurach. Koronawirus i kwarantanny dziesiątkują te zespoły grożąc paraliżem całych organizacji. Lawinowo rośnie liczba zapytań dotyczących przejęcia obsługi kancelarii, także urzędów.
Przyzwyczailiśmy się do pracy zdalnej. Od wybuchu pandemii w 2020 r. normalnością stały się dokumenty elektroniczne. Jeśli do firmy przychodzi tradycyjna przesyłka – a tak musi być choćby w przypadku korespondencji sądowej, administracyjnej czy też wielu klientów, którzy preferują tradycyjny sposób załatwiania sprawa – jej zawartość jest skanowana a dane przekazywane do systemów i baz. Otrzymują je pracownicy merytoryczni, w tym ci, którzy wykonują swoje obowiązki poza siedzibą firmy lub urzędu.
Skanowaniem oraz nadawaniem korespondencji wychodzącej zajmują się zespoły tzw. kancelarii – biur podawczych, w których są przyjmowane i wysyłane listy. Ich pracownicy, w przeciwieństwie do swoich koleżanek i kolegów z innych działów, muszą być na miejscu i mają kontakt z innymi osobami: kurierami, listonoszami czy petentami.
Omikron rozkłada kancelarie
- Z rozmów z firmami wiemy, że funkcjonowanie ich biur podawczych jest zagrożone. W ostatnich tygodniach bardzo wielu pracowników kancelarii jest na zwolnieniach lekarskich lub opiekuńczych.
Problem jest na tyle poważny, że niektóre firmy i instytucje mają problem ze skompletowaniem podstawowych zespołów. Z tego powodu dochodzi do dużych opóźnień, które mają poważne konsekwencje – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc z grupy OASIS, firmy zajmującej się zarządzaniem dokumentami. I podaje przykład jednej z firm finansowych. Przesyłka z sądu leżała w kancelarii kilka dni zanim trafiła do departamentu prawnego. W związku z tym nie przygotowano na czas odwołania od wyroku. W efekcie firma musiała zapłacić ponad milion złotych odszkodowania. – Takich historii jest dużo więcej, ale nikt nie powie o nich otwarcie – przyznaje Rochalski.
Obecna sytuacja stwarza dużą presję na pracowników kancelarii. A stosunkowo niskie wynagrodzenie i duże ryzyko zdrowotne sprawia, że wielu z nich rezygnuje z pracy. - Nieoficjalnie wiemy, że rotacja w kancelariach wielu organizacji skoczyła do kilkudziesięciu procent, przy czym dwa lata temu wynosiła kilka – kilkanaście procent. Nowi pracownicy nie mają się od kogo uczyć. To już nie jest cicha, spokojna praca – podsumowuje Konrad Rochalski.
Ratunek na zewnątrz
Urzędnicy i managerowie odpowiedzialni za bieżące funkcjonowanie swoich organizacji na gwałt szukają ratunku. W styczniu 2022 r. ArchiDoc otrzymał 700 proc. więcej zapytań o przejęcie obsługi kancelarii niż w cały ubiegłym roku. Co istotne, wśród podmiotów zainteresowanych taką usługą są także urzędy i instytucje publiczne.
Dlaczego firmy i urzędy szukają pomocy u outsourcera? Przede wszystkim wówczas to na podmiocie zewnętrznym spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie kancelarii i procedowanie dokumentów na czas. W przypadku opóźnień czekają go konsekwencje zapisane w umowie.
Automatyzacja i inna organizacja pracy
Firma outsourcingowa może, dzięki efektowi skali, zorganizować pracę poszczególnych kancelarii inaczej niż pojedynczy urząd czy przedsiębiorstwo. Na przykład ArchiDoc zarządza siecią ponad 50 kancelarii w całym kraju. Digitalizacja dokumentów odbywa się na wysokowydajnych skanerach przemysłowych w centrach operacyjnych w Chorzowie, Warszawie i Łodzi. Również tam są drukowane pisma z odpowiedziami, kopertowane i wysyłane – automatycznie, co zapewnia poufność informacji.
Dzięki temu zespół obsługujący daną kancelarię może liczyć zamiast nawet 20 osób zaledwie pięć, a przy mniejszych biurach podawczych – odpowiednio mniej. W przypadku choroby firma zapewnia zastępstwa, a standaryzacja procedur sprawia, że nowe miejsce pracy nie odbija się na efektywności i dokładności wykonywania obowiązków przez zmienników.
- Choć w ostatnich dwóch latach firmy i instytucje publiczne wykonały ogromny wysiłek w zakresie cyfryzacji, ciągle zależą od ludzi, którzy zasilą systemy informatyczne cyfrowymi dokumentami. Bez tego pracownicy na tzw. Home Office nie będą mieli zajęcia, a firmy po prostu staną. Obyśmy uniknęli tego scenariusza – podsumowuje Konrad Rochalski.
Foto: Prawo.pl
Źródło: ArchiDoc / Endorphin Promotion
